La transición a una oficina electrónica

Si estas considerando la transición de tu oficina a una oficina electrónica sin papel, puede que te estés preguntando por donde empezar. En nuestro anterior artículo sobre oficinas sin papel ya hemos comentado los varios beneficios que tiene este tipo de lugar de trabajo. Para hacer este tipo de transición, hay varias compañías que ofrecen sistemas de gestión de documentos, el hardware y software necesario para dar este paso, y servicios de consultoría para mejorar la comunicación electrónica en el camino de prescindir total o parcialmente del papel. De todos modos, veremos a continuación y de forma básica, el proceso de hacer una oficina electrónica y lo que hay que tener en cuenta. Algunas cosas que hay que considerar antes de empezar  la transición, se pueden ver haciéndonos unas simples preguntas, que puede ser como las siguientes:

¿Qué cantidad de papel quieres convertir? ¿Hasta que punto quieres llegar para hacer esta reconversión papel a archivos electrónicos? ¿Cómo manejaras el papel que seguirá llegando de clientes, socios o asociados? ¿Se tendrán problemas con las facturas externas u otros documentos legales que hay que tener? ¿Cómo de caro será el nuevo equipamiento o software que hay que poner, y como afectará a nuestro presupuesto? ¿Cuál es el proceso propuesto para hacer una oficina electrónica y de cuanto tiempo disponemos? ¿Cómo se informará a los empleados y que los cambios no provoquen impacto en su trabajo, o al menos el menor posible? ¿Cuánta ayuda externa necesitas? Esto se podría hacer con un consultor externo para gestionar el proceso de conversión, una compañía de suministro de hardware y software, un servicio de alojamiento para archivos electrónicos, expertos en seguridad o empleados que ya tienen una buena formación.

Basándonos en recomendaciones realizadas por expertos y compañías que se dedican a estas conversiones y procesos, algunos de los pasos que se pueden dar son los siguientes:

• Hay que comprometerse para conseguir una oficina sin papeles y convencer a la plantilla de los beneficios que esto supone, tanto de forma individual como de grupo, e involucrarles en el proceso.

• Verifica el hardware que tienen los ordenadores que estás utilizando para asegurarte que son suficientemente robustos para manejar las aplicaciones y el almacenamiento de archivos. Hay que asegurarse de que se tiene un sistema de backup fiable para toda la información que se vaya añadiendo.

• Analiza lo que necesitas planear para conseguir los objetivos. Se debe pensar en lo que se necesitará para un crecimiento del negocio, seguridad adicional y de lo que se puede prescindir con el paso del tiempo.

• Hay que desarrollar un plan de transición y valorar un tiempo para conseguirlo.

• Investiga sobre las herramientas que hay disponibles para ayudarte, como por ejemplo sistema de gestión de documentos, faxes electrónicos, scanners, sistemas de respaldo, compañías de conversión de documentos, consultoras para simplificar el proceso, etc.

• Una vez que hayas hecho la investigación anterior, selecciona y organiza las herramientas que piensas utilizar. Para el tema del software, considera al fácil de usar e implementar, su coste, y la integración de los sistemas existentes. No hay que escatimar en un buen sistema de backup para no perder ningún dato electrónico que se tenga almacenado.

• Es buena idea hacer un pequeño proyecto donde se describa los cambios a realizar.

• Lo más aconsejable es ir haciendo la transición de una forma gradual con todos los pasos anteriores claros.

Los documentos digitales deben ser almacenados par que puedan ser recuperados y usado si se necesita. En una oficina sin papeles, se necesita una manera de convertir los documentos en papel en documentos electrónicos o digitales. Este tipo transformación es realizado por un sistema de generación de imágenes y documentos. Uno de estos sistemas básicos consiste en un scanner y un software que permite escanear hojas de papel, convertirlos en archivos WORD, Excel, PDF u otros formatos, y luego almacenarlo en un disco duro, DVD o un servidor instalado en la red.

Algunos de estos sistemas proveen de todas las herramientas tanto hardware como de software para hacer la conversión de la forma más cómoda posible, Combinan espacio de almacenamiento de datos con software que incluye funciones que generar registros y auditoría de lo que se está haciendo, control de documentos para borrarlos en una cierta fecha y visionado de documentos en Web. Sistemas más avanzados pueden incluir, encriptación de datos, autenticación de usuarios, firma digital, inclusión en los documentos de contendido multimedia (audio, video, etc.) y soluciones específicas dependiendo del sector con el que trabaja la compañía.

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